Når vi modtager personoplysninger om dig, er det vores målsætning, at du har tillid til, at vi behandler dine personoplysninger på en gennemsigtig og sikker måde. Det er derfor vigtigt for os, at du tager dig tid til at læse denne Privatlivspolitik, som vil informere dig om vores håndtering af dine personoplysninger.

Hos FFFP modtager vi kun oplysninger om vores medlemmer, som du selv har tastet ind. På FFFP.dk ligger denne Privatlivspolitik som er gældende for vores medlemmer mv.

Det er udelukkende FFFPs valgte bestyrelse, som ud fra ansvarsområder alene i begrundet omfang vil kunne få adgang til dele af eller alle medlemsoplysninger. Det er den altid værende formand eller næstformand, der kan træffe endelige afgørelser herom.

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:

Foreningen for Forældre til Elever i Fri- og Privatskoler (FFFP)
Bernhard Bangs Alle 23
2000 Frederiksberg

Kontaktoplysninger:
[email protected]
Telefonnummer: 53 85 01 20
CVR-nummer: 37 60 02 29

2. Kategorier af personoplysninger

Hos FFFP indsamler vi kun de nødvendige oplysninger om dig. Vi har nedenfor beskrevet de typer af oplysninger, som vi indsamler:

Vi behandler følgende almindelige personoplysninger om dig:
Navn, adresse, mail, telefonnummer, og barns skole.

FFFP behandler ikke særlige situationer og følsomme og semifølsomme personoplysninger om dig:

Følsomme oplysninger er blandt andet oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning samt behandling af genetiske og biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person samt helbredsoplysninger.
Derudover anses oplysninger om straffedomme og strafbare forhold efter dansk ret som semifølsomme personoplysninger.

FFFP opfordrer til, at du ikke selv fremsender eller informerer os omkring sådanne oplysninger.

3. Personoplysninger, som vi modtager fra andre kilder

Når FFFP via aktindsigt modtager information fra andre kilder end dig, kan kilderne være:
• offentlige myndigheder
• Undervisningsministeriet
• Styrelsen for undervisning og kvalitet (STUK)
• offentligt tilgængelige kilder herunder flyttemeddelelser.
• Folketingets Ombudsmand

Disse oplysninger vil altid være anonymiseret fra afsenderen, og kun i de tilfælde, hvor du selv har ønsket at orientere os om din/din families identitet, vil denne være FFFP bekendt.

4. Personoplysninger om andre parter, som du afgiver

FFFP kan i visse tilfælde bede dig om at afgive personoplysninger om andre personer, som er omfattet af din husstand. Det kan for eksempel være, hvis du ønsker rådgivning eller vejledning fra FFFP. Hvis du afgiver personoplysninger om andre i din husstand, skal du være sikker på, at de er indforståede med det, og at du har lov til at give den slags oplysninger til FFFP. Du skal derfor henvise dem til denne Privatlivspolitik, når du giver os deres oplysninger.

5. Vi bruger personoplysninger til følgende formål og med de nævnte behandlingsgrundlag

Formål

Eksempler

Behandlingsgrundlag

1. Administration af potentielle og eksisterende medlemsforhold
Hvis du ønsker at blive medlem hos FFFP, behandler vi de nødvendige oplysninger om dig med henblik på at:

1. bekræfte dit medlemskab af foreningen og
2. sikre entydig identifikation af dig.

Når du er medlem hos FFFP, behandler vi dine oplysninger til brug for administration af medlemskab herunder for at:
• sikre, at du modtager medlemsskrivelser, indkaldelser til medlemsmøder og generalforsamlinger samt informationer om vigtige aktiviteter i FFFP regi.
• identificere dig, når du kontakter os.
• holde dine kontaktoplysninger opdaterede.
• opfylde øvrige forpligtelser for dig eller os, der følger af aftalen og lovgivningen.

Eksempel:
Du er et potentielt medlem

Hvis du kontakter FFFP for at tale om en verserende uoverensstemmelse eller spørger til reglerne for Fri- og Privatskoler, og derfor beder os om at sende dig nogle informationer, anvender vi dit navn, adresse og andre kontaktoplysninger for at kunne sende dig dette materiale.

Eksempel:
Levering af informationer og service/vejledningsydelser

Vi behandler dine personoplysninger, når du for eksempel indmelder dig i FFFP for at sikre, at der leveres de korrekte informationer, links mm. Dine oplysninger er derfor nødvendige for at FFFP kan bistå dig i nødvendigt omfang.

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og litra f.

Vores legitime interesser er at:
• sikre, at der ikke sker udlevering af oplysninger til andre end dig.
• kunne udsende medlemsorientering.
• sikre overholdelse af gældende lovgivning.

1.1. Særligt om CPR-numre
Ingen medlemmer oplyser CPR-numre til FFFP.

Databeskyttelseslovens § 11,
stk. 2, nr. 1

1.2. Særligt om notifikationer om dit medlemskab
For at vi kan hjælpe vores medlemmer med den bedst mulige service, laver FFFP til brug for vurdering ifbm. de geografiske, sociologiske og politiske aktiviteter en analyse af medlemsgruppen.

For at FFFP kan lave en relevant analyse af medlemsgruppen bruger vi alle vores kunders personoplysninger. Enhver oplysning som måtte blive delt med fx andre interesseorganisationer, vil altid ske i anonymiseret form.


Eksempel:
Du får besked, hvis der er relevant ny lovgivning eller andre vigtige ændringer på FFFPs område

Du har tilmeldt dig FFFP, som medlem, og hvis FFFP på et konkret grundlag skal kunne redegøre og imødekomme medlemmernes behov og ønsker, er det afgørende med en fortløbende dialog og kontakt til medlemmerne.

Databeskyttelsesforordningens
artikel 6, stk. 1, litra a, litra b og
litra f.

FFFPs legitime interesser er
at kunne udvikle og udbrede FFFPs viden om elevers rettigheder på Fri- og Privatskoler.



Databeskyttelsesforordningens
artikel 9, stk. 2, litra c
og artikel 10, jf. § 8 i databeskyttelsesloven.

2. Markedsføring, analyser og segmentering
Vi bruger dine personoplysninger til at sende nyhedsmail eller medlemsinformationer, hvis du har givet samtykke til det. Dit samtykke er indhentet ved, at du indmelder dig i FFFP’s forening via FFFP.dk eller kontakter os via andre sociale medier. Du kan altid framelde dig FFFPs nyhedsmails.

Eksempel:
Vi sender dig meddelelser og medlemsskrivelser

Du har afgivet dit samtykke til, at FFFP sender dig informationsmateriale
pr. mail i forbindelse med FFFPs løbende virke. I den forbindelse anvender FFFP dine personoplysninger.

Databeskyttelsesforordningens
artikel 6, stk. 1, litra a, litra b og
litra f.

Vores legitime interesser er at:
• kunne udvikle og udbrede
kendskabet til FFFP.
•øge vores medlemsantal
• foretage medlemstilfredshedsanalyser.
• forbedre rådgivning og services.

3. Administration og forbedring af FFFPs digitale tjenester
FFFP registrerer antal besøg på FFFP.dk, herunder hvilke domæner de besøgende kommer fra, og hvilket indhold de ser. Registreringerne kan indeholde dine personoplysninger, og vi bruger oplysningerne til at udvikle og forbedre vores digitale tjenester. Derudover bruger vi oplysningerne til statistiske formål, markedsundersøgelser og interne undersøgelser for at forbedre måden, vi kommunikerer med dig på.

Eksempel:
Du bruger vores digitale tjenester

Når du bruger FFFPs digitale tjenester (for eksempel bruger FFFP.dk, opretter et medlemskab, henvender dig til [email protected], så behandler FFFP dine oplysninger med henblik på at forbedre vores digitale tjenester. Derudover bruger vi dine oplysninger til at tilrette vores hjemmeside, således at denne prioriteter de områder, som medlemmerne søger mest. Vi bruger ikke din mailadresse mv. i strid med markedsføringslovgivningen.

Databeskyttelsesforordningens
artikel 6, stk. 1, litra f.

Vores legitime interesser er at:
• øge vores medlemskreds.
• forbedre medlemsoplevelsen.
• udvikle og forbedre vores digitale tjenester og medlemsservice.
• dokumentere herunder medlemsforhold.

Hvis vi behandler dine personoplysningerne til et andet formål end dem, vi har beskrevet ovenfor, vil vi, hvis det følger af databeskyttelsesreglerne give dig besked om det nye formål, inden FFFP begynder behandlingen.

6. Videregivelse af dine personoplysninger

FFFP videregiver aldrig uden din forudgående accept dine personoplysninger til andre.

7. Overførsler til lande uden for EU/EØS

De personoplysninger, som vi indsamler fra dig, vil aldrig blive overført til lande uden for EU/EØS.

8. Opbevaring af dine personoplysninger

FFFP opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, der er beskrevet i punkt 5 ovenfor og/eller som påkrævet i henhold til gældende ret. Herefter vil FFFP slette eller anonymisere dine personoplysninger på sikker vis. Som hovedregel opbevarer vi dine personoplysninger i op til 3 år, efter du er stoppet som medlem eller har været i dialog med FFFP aktiviteter og services.

Nogle personoplysninger gemmer FFFP i kortere eller længere tid. Det gælder:

Bogføringsoplysninger (bl.a. fakturaer, tilgodehavender, korrespondance, betalingsoplysninger og lignende oplysninger som er nødvendige for at dokumentere vores bogføring)
• vi opbevarer personoplysninger krævet efter bogføringsloven i 5 år fra udløb af regnskabsåret.
I det omfang at FFFPs hjemmeside har disse funktioner gemmes oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside og ved brug af vores digitale tjenester (f.eks. fra cookies, IP-adresser, apps mv.) og informationer om informationsmateriale vi har sendt
• vi opbevarer personoplysningerne i op til 1 år efter registrering.
Optagede telefonsamtaler
• vi opbevarer personoplysningerne op til 6 måneder
efter optagelse.


Hvis det skønnes nødvendigt, kan vi efter en konkret vurdering gemme oplysningerne i længere tid end angivet ovenfor. Det gælder, hvis der opstår tvist med medlemmer, til brug for dokumentation overfor offentlige instanser eller i andre lignende situationer.

9. Pligtmæssig information

Vi har under punkt 2 angivet, hvilke oplysninger vi indsamler om dig. For at blive medlem hos FFFP er det obligatorisk, at vi har dine kontaktoplysninger, herunder navn og adresse Hvis du ikke giver FFFP disse oplysninger, har FFFP ikke mulighed for at etablere et medlemskab.

10. Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du følgende rettigheder:
• du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
• du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
• hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
• du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• du kan indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed for eksempel Datatilsynet.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at tilbagekalde dit samtykke for eksempel ved at afmelde dig vores elektroniske medlemsorientering i mailen, som du modtager eller ved at ringe til os. Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde. Det afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne. Du kan altid kontakte os, hvis du ønsker at klage over, hvordan dine personoplysninger er indsamlet, opbevaret eller behandlet vi [email protected] FFFP bestræber os på, at løse en klage så hurtigt som muligt. Hvis du er utilfreds med vores svar, kan du klage til den lokale databeskyttelsesmyndighed. I Danmark er dette Datatilsynet, på www.datatilsynet.dk.

11. Relevante links

På FFFP.dk kan du som medlem endvidere få et overblik over, hvad FFFP står for og aktivt arbejder med på vegne af medlemmerne.

12. Ændring af vores privatlivspolitik

Denne Privatlivspolitik erstatter alle tidligere versioner. Det vil være nødvendigt løbende at opdatere og ændre denne politik, og vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre den. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked på FFFP.dk eller via mail, hvis vi mener, at det er nødvendigt.

Denne Privatlivspolitik er gældende fra 25. maj 2018.